Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to forma adresu/skrzynki (ADE – Adres Doręczeń Elektronicznych), którą można w uproszczeniu porównać ze skrzynką e-mail z tą różnicą, że skrzynka e-doręczenia  umożliwia jednoznaczne potwierdzenie tożsamości nadawcy oraz odbiorcy wiadomości. Usługa jest zgodna z rozporządzeniem eIDAS i jest świadczona w zgodzie z najlepszymi praktykami usług zaufania opisanymi normam ETSI. Aby wysłać wiadomość na skrzynkę e-Doręczenia należy posiadać własną skrzynkę, z której zostanie nadana wiadomość.

Dla kogo są e-Doręczenia?

Docelowo wszystkie firmy i instytucje, a nawet osoby fizyczne będą posiadały taką skrzynkę. Wdrożenie projektu ma jednak charakter długofalowy, a kolejność wypełnienia obowiązku korzystania z e-Doręczenia została opracowana i opisana na stronach: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/czym-sa-e-doreczenia

Podział e-Doręczenia ze względu na grupy użytkowników:

• Osoby fizyczne (Obywatele)
•  Zawody zaufania publicznego
  • adwokat
  • radca prawny
  • doradca podatkowy
  • doradca restrukturyzacyjny
  • rzecznik patentowy
  • notariusz
•  Przedsiębiorca
  • (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG)
  • Podmiot z KRS (Sp. z o.o., Jawna, Komandytowa, itp…)
  • Podmiot niepubliczny z KRS
• Podmiot publiczny

Pierwsze grupy użytkowników zostały objęte obowiązkiem korzystnia z e-Doręczenia już od 01.01.2025r. Nie wskazujemy w tym artykule konkretnych terminów wypełnienia obowiązku dla wymienionych grup ponieważ terminy te ulegały zmianie, niektóre nadal są bardzo odległe i prawdopodobnie zmienią się docelowo. Ministerstwo cyfryzacji udostępniło witrynę www w której jasno precyzuje i aktualizuje harmonogram: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram

Jak korzystać z usługi e-Doręczenia?

Aby skorzystać ze skrzynki e-Doręczenia można użyć przeglądarki stron www lub wykorzystać końcówkę API w celu zintegrowania wewnętrznego systemu ze skrzynką e-Doręczeń. Aby użyć API należy posiadać kwalifikowany składnik uwierzytelniający do usługi e-Doręczenia jak np.:

• Certyfikat SSL Q-Delivery (Poczta Polska)
• Kwalifikowana Pieczęć Elektroniczna

Poniższa treść pomoże Państwu przejść przez proces.

• Składanie wniosku o skrzynkę e-doręczenia dla przedsiębiorcy: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00
• Dostęp do skrzynki e-doręczenia dla obywatela: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/najwazniejsze-informacje-dla-obywatela
• Logowanie do założonej skrzynki e-doręczenia: https://edoreczenia.gov.pl/

Podczas wykonywanych przez nas testów rozwiązania Ministerstwa Cyfryzacji zauważyliśmy, że logowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie wymaga wielokrotnego podawania kodów wysyłanych w wiadomości SMS. Ten sposób logowania wymagał od nas użycia kodu z SMS tylko 1 raz. Z kolei logowanie profilem ePUAP przy użyciu loginu i hasła wymagało wielokrotnego wprowadzenia kodu podczas korzystania z aplikacji webowej.
W pierwszej kolejności system skierował nas do potwierdzenia poprawności skrzynki e-mail. Wydaje się to działaniem słusznym.

Następnie dwukrotnie przeskakiwaliśmy do strony formularza zakładania konta e-doręczenia. Należy zwrócić uwagę, że Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało bardzo ładny wizard typu step by step, który zbiera kluczowe informacje nt. podmiotu użytkującego skrzynkę.

W procesie od razu mogliśmy wskazać, aby naszą skrzynką zajął się Administrator do obsługi e-doręczenia.

Następnie znaleźliśmy się na koncie mObywatel. To trochę mylące dla osób, które znają już tę platformę i nie spodziewali się wylądować w tym miejscu. W menu po lewej stronie odnajdziemy opcję: Twoje skrzynki. Po uruchomieniu system prezentuje nam boxy z przyciskami z których rozpoczniemy zakładanie skrzynki. W tym miejscu powinniśmy wskazać, czy zakładamy skrzynkę dla przedsiębiorcy, czy dla obywatela.

Dotknęliśmy również bardzo ciekawej informacji dotyczącej integracji skrzynki e-doręczeń. Jeżeli chcielibyśmy zintegrować nasz system ERP ze skrzynka powinniśmy dysponować kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dlaczego tak jest? W pieczęci elektronicznej (w odróżnieniu od podpisu elektronicznego) znajduje się NIP podmiotu.

Założenie skrzynki nie jest procesem skomplikowanym. Jej obsługa przypomina zwykłą skrzynkę e-mail, z tym że w polu odbiorca wskazujemy odbiorcę po oficjalnym i unikalnym identyfikatorze (np. NIP). Zwracamy jednak uwagę, że założenie skrzynki niesie ze sobą skutki prawne. Urząd może dostarczać wiadomości, które uznaje się za doręczone w związku z tym jeżeli nie mamy zamiaru samodzielnie kontrolować komunikacji z Urzędami należy wyznaczyć w tym celu Administratora, który poinformuje o istotnej korespondencji odpowiedzialne władze podmiotu.

Pytania? Zapraszamy do kontaktu.