„

1. Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF?
Odp. Każdy podatnik wystawiający faktury czyli Wszyscy podatnicy posiadający zarejestrowaną działalność lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W firmie dobrowolnej „fakultatywnej” – podmioty zagraniczne nie posiadające stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

2. Samofakturowanie w KSeF – jak będzie wyglądać?
Odp. Aby posiadać możliwość samofakturowania, nalży nabyć uprawnienia/rolę „Samofakturowanie” nadane przez firmę. Nie posiadamy szczegółowych informacji jak będzie przebiegał ten proces z poziomu KSeF. Więcej informacji można znaleźć pod tym linkiem: https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/samofakturowanie-ksef/

3. Czy faktury wystawiane dla podmiotów zagranicznych będą podlegały pod KSeF?
Odp. Tak, każda faktura wystawiona przez firmę polską dla kontrahenta zagranicznego (z terenu UE lub po za UE), będzie musiała być zarejestrowana w KSeF.

4. Jak przeprowadzić proces rejestracji firmy w KSeF?
Odp. Jest to uzależnione od rodzaju podatnika:
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – można przeprowadzić to w formie elektronicznej, właściciel firmy musi się zalogować do KSeF za pomocą: profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Będzie posiadał automatycznie nadane uprawnienia/rolę „właściciel”.
Podmioty niebędące osobami fizycznymi ( np. spółki, instytucje publiczne) – można przeprowadzić to w formie papierowej – należy wysłać do urzędu papierowe zawiadomienie ZWA-FA, w którym wskażemy osobę fizyczną która nabędzie uprawnienia/rolę „właściciel”.
W formie elektronicznej przez zalogowanie się do KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej – jest to jedyna usługa, która umożliwia zdalną rejestrację i uwierzytelnienie podmiotu.

5. Czy można importować faktury z KSeF np. do programu księgowego?
Odp. Tak, wymaga to integracji danego systemu za pomocą API KSeF, które umożliwia wysyłanie i pobieranie wszystkich faktur.

6. Proszę omówić metody autoryzacji w KSeF za pomocą pieczęci firmowej za pomocą usługi chmurowej ECQSS. Jakie jest API takiej usługi?
Odp. Korzystanie z tej z usługi w przypadku KSeF wymaga integracji systemu klienta z usługą ECQSS za pomocą API. Jest to prosty proces natomiast jest uzależniony również od specyfiki zapotrzebowania firmy – zapraszamy do kontaktu bezpośredniego z EuroCert aby poznać szczegóły.

7. Czy faktury wystawione będą trafiały na bieżąco w momencie wystawienia do KSeF czy jako zbiór na koniec miesiąca? Jak jest maksymalny czas pomiędzy wystawieniem faktury a jej przesłaniem do KSeF?
Odp. Faktury muszą być rejestrowane w KSeF na bieżąco. Każda firma jest zobowiązana najpierw wysłać fakturę do KSeF, a dopiero później do klienta. Faktura ustrukturyzowana bez numeru KSeF nie jest fakturą prawidłową.

8. Jak będzie można uzyskać pieczęć kwalifikowaną?
Odp. Proces wyrobienia pieczęci jest bardzo prosty i można go przeprowadzić w formie online. Przebiega on w następujący sposób i należy, wypełnić formularz, podpisać dokument wydania pieczęci przez pełnomocnika firmy (kwalifikowanym podpisem). Następnie EuroCert wygeneruje usługę i dostarczy pod wskazany adres. Pieczęć będzie aktywna od razu po otrzymaniu. W zależności od wybranego rozwiązania czas realizacji wydania pieczęci zajmuje ok. 48h.

9. Czy firma np jak Kowalski będzie mógł ściągnąć z KSEF wszystkie faktury które mu wystawili kontrahenci? Jakie uprawnienia lub profile potrzebne.
Odp. Tak, jeśli kontrahenci są zobligowani do korzystania z KSeF. W przypadku pomiotów zagranicznych, ich faktury nie będą widnieć w KSeF. W celu pobrani faktur trzeba posiadac odpowiednie uprawnienia na koncie KSeF: właściciel, faktura -odczyt/zapis. Uwierzytelnienia się za pomocą pieczęci kwalifikowanej może ułatwić proces pobierania faktur. Faktury będzie można pobrać za pomocą Aplikacji Podatnika lub API KSeF.

10. Czy uprawnienia właściciela może otrzymać więcej niż jedna osoba?
Odp. Aktualna dokumentacja KSeF nie określa czy i ewentualnie ile osób może posiadać rolę właściciel – nie możemy tego potwierdzić na dzień dzisiejszy. Natomiast przypominamy, że jeśli uwierzytelniasz w KSeF pieczęcią kwalifikowaną, automatycznie masz uprawnienia właściciel. Więc każdy kto otrzyma dostęp do pieczęci może mieć równocześnie dostęp do roli właściciel, co niweluje problem przypisania dostępów tylko do jednej osoby.

11. Czy jedna pieczęć wystarczy aby wszyscy użytkownicy KSeF w firmie mogli działać zgodnie ze swoimi uprawnieniami?
Odp. Posiadając pieczęć masz dostęp do wszystkich uprawnień. Więc można odpowiedzieć, że tak. Natomiast w zależności od organizacji, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy chcemy aby każdy użytkownik miał dostęp do wszystkich danych, czy tylko wybranych. Jeśli chcemy aby miał dostęp do ograniczonych uprawień, to będzie musiał identyfikować się innym faktorem np. token, podpis kwalifikowany lub profil zaufany. W przypadku integracji systemu z API KSeF, można ograniczyć to z poziomu systemu i nie wymaga to korzystania z innych faktorów niż pieczęć.

12. Czy posiadanie pieczęci kwalifikowanej to jedyne rozwiązanie ?
Odp. Nie, o możliwych rozwiązaniach uwierzytelnienia w KSeF, możesz się dowiedzieć z nagrania.

13. Czy jako właściciel muszę najpierw wysłać ZAW-FA by później udzielić pełnomocnictwa dla biura rachunkowego ? czy dla nich też muszę wysyłać ZAW-FA? W jaki sposób podatnicy mogą nadać uprawnienia dla biura rachunkowego ?
Odp. Reprezentant organizacji musi posiadać uprawnienia i faktor uwierzytelnienia do roli właściciel. Dopiero gdy ma uprawnienia może wygenerować dostęp dla innego podmiotu za pomocą Aplikacji Podatnika np. biura rachunkowego. W sytuacji gdy organizacja będzie posiadać pieczęć kwalifikowaną, nie będzie musiała wysyłać żadnego ZAW-FA do urzędu i oczekiwać na nadanie uprawnień. Aby biuro rachunkowe miało dostęp do danych innej firmy również potrzebuje uwierzytelniać się w systemie KSeF za pomocą wybranego faktora uwierzytelnienia.

14. Czy jeżeli mam działalność JDG oraz Spółkę musze mieć dwie pieczęci kwalifikowane?
Odp. Pieczęć kwalifikowana jest wydawana na konkretny podmiot o danym numerze NIP. Więc tak, w takiej sytuacji należy posiadać dwie pieczęcie. W przypadku JDG proces nabycia uprawnień jest uproszczony, każdy właściciel automatycznie posiada uprawnienia właściciel gdy uwierzytelni się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym – więc w tym przypadku pieczęć nie jest niezbędna. Inaczej wygląda sytuacja gdy reprezentujesz spółkę lub inną organizację, w tym przypadku pieczęć ułatwia wiele spraw.

15. Czy autoryzując się pieczęcią możemy wygenerować token?
Odp. Tak. Jednym z plusów pieczęci jest ułatwienie, a nawet zautomatyzowanie procesu generowania token.

16. Jakie metody bezpieczeństwa są zastosowane do przechowywania pieczęci w chmurze w usłudze ECQSS?
Odp. Usługa jest w pełni zgodna z eIDAS i jest usługą kwalifikowaną. Więc mogą opowiedzieć nasi specjaliści zapraszamy do kontaktu.

”