1. Podstawowe różnice w wydawaniu podpisu i pieczęci kwalifikowanej

Podpis kwalifikowany to narzędzie dedykowane wyłącznie osobom fizycznym. Wydawany jest zgodnie z surowymi normami, które gwarantują jego bezpieczeństwo i wiarygodność. Z prawnego punktu widzenia, kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc jak podpis tradycyjny. Jest on szczegółowo opisany w Rozporządzeniu eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014), które określa wymagania dla usług zaufania i identyfikacji elektronicznej.

Pieczęć kwalifikowana natomiast dedykowana jest osobom prawnym (firmom i organizacjom) i może być używana przez osoby, które posiadają uprawnienia do reprezentacji danej osoby prawnej (np. członkowie zarządu). Jest to rozwiązanie pozwalające na poświadczenie autentyczności dokumentu w imieniu firmy, a także umożliwiające logowanie się do platform rządowych w imieniu przedsiębiorstwa.

2. Funkcje i zastosowania

Podpis kwalifikowany:

• Posiada moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. W Polsce reguluje to Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która implementuje przepisy eIDAS.
• Umożliwia podpisywanie dokumentów takich jak umowy, zamówienia publiczne oraz dokumenty finansowe, co jest bardzo przydatne zarówno dla osób prywatnych, jak i przedsiębiorców.
• Może być wykorzystywany do logowania się na platformach rządowych, takich jak Profil Zaufany, co znacząco ułatwia dostęp do e-usług.

Pieczęć kwalifikowana:

• Służy głównie do uwierzytelniania dokumentów w imieniu osoby prawnej, co jest przydatne w procesach biznesowych oraz przy podpisywaniu umów i certyfikatów.
• Umożliwia logowanie na platformach rządowych, np. na Krajowym Systemie e-Faktur (KSEF), co ułatwia dostęp do dokumentów podatkowych. Logowanie w imieniu firmy wymaga posiadania wewnętrznego pełnomocnictwa, które wskazuje osobę uprawnioną do korzystania z pieczęci.

3. Moc prawna i bezpieczeństwo

Zarówno podpis kwalifikowany, jak i pieczęć kwalifikowana, muszą spełniać określone wymagania bezpieczeństwa oraz być zgodne z normami unijnymi. eIDAS gwarantuje, że obie formy są uznawane na równi z ich tradycyjnymi odpowiednikami na terenie całej Unii Europejskiej.

Dzięki zgodności z przepisami, obie formy:

• Zapewniają integralność dokumentów – zabezpieczają przed ich modyfikacją.
• Umożliwiają weryfikację tożsamości sygnatariusza lub osoby prawnej.

4. Korzyści dla przedsiębiorstw z zastosowania pieczęci kwalifikowanej

Dla przedsiębiorstw pieczęć kwalifikowana to sposób na:

• Przyspieszenie obiegu dokumentów – szczególnie w działach finansowych i prawnych, gdzie liczy się czas i pewność autentyczności.
• Obniżenie kosztów związanych z wysyłką dokumentów – dzięki formie cyfrowej przedsiębiorstwa mogą uniknąć wydatków na tradycyjne przesyłki pocztowe.
• Ochrona przed oszustwami – pieczęć kwalifikowana zapewnia autentyczność i integralność dokumentów, co minimalizuje ryzyko nadużyć.

5. Podsumowanie: co wybrać?

Podpis kwalifikowany to doskonałe narzędzie dla osób fizycznych potrzebujących narzędzia do podpisywania dokumentów o mocy prawnej. Pieczęć kwalifikowana sprawdzi się z kolei dla osób prawnych, pozwalając na autoryzowanie dokumentów firmowych i logowanie się na rządowych platformach w imieniu przedsiębiorstwa.

Ważne akty prawne

Aktualizacje z 2023 roku, wprowadzone ustawą o aplikacji mObywatel (Dz.U. z 2023 r., poz. 1234), oraz z 2021 roku, wynikające m.in. z ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1797), zmieniają niektóre regulacje dotyczące identyfikacji elektronicznej i zastosowań dokumentów cyfrowych w obiegu administracyjnym i komercyjnym. Kluczowe jest, że aktualnie zarówno podpis kwalifikowany, jak i pieczęć kwalifikowana są równorzędne podpisowi własnoręcznemu, zapewniając moc dowodową i zabezpieczenie dokumentów. Pieczęć, jednakże, jest przypisana do osoby prawnej, co umożliwia organizacjom szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów przez wyznaczone osoby, bez angażowania każdorazowo podpisów osobistych przedstawicieli.

Pieczęć kwalifikowana, przypisana osobie prawnej, upraszcza wiele procesów biznesowych, np. automatyzuje autoryzację faktur czy umów.

• Rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014) – reguluje kwestie dotyczące identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania w całej Unii Europejskiej.
• Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z dnia 5 września 2016 r. – wdraża przepisy eIDAS na poziomie krajowym, zapewniając równoważność podpisów i pieczęci elektronicznych z tradycyjnymi odpowiednikami.

Wybór odpowiedniego narzędzia – podpisu kwalifikowanego czy pieczęci kwalifikowanej – zależy od potrzeb i charakteru działalności. Oba rozwiązania są kluczowe dla przedsiębiorstw, które dążą do zwiększenia efektywności oraz bezpieczeństwa swoich działań online.