W projektach współfinansowanych ze środków unijnych lub publicznych, złożenie dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest obowiązkowe. Dotyczy to przede wszystkim wniosków, raportów, oświadczeń oraz innych załączników składanych za pośrednictwem dedykowanych platform elektronicznych. Niezastosowanie się do tego wymogu skutkuje odrzuceniem wniosku.

Przy podpisywaniu dokumentów projektowych zazwyczaj nie ma znaczenia, czy będzie to podpis chmurowy, na tokenie czy e-dowodzie – ważne jest, aby był to kwalifikowany podpis elektroniczny, który spełnia wymagania eIDAS. Kluczowym elementem jest natomiast, aby przed złożeniem dokumentu upewnić się, czy w dokumentacji znajduje się zapis określający konieczność opatrzenia dokumentu znacznikiem czasu.

Kwalifikowany znacznik czasu bywa obowiązkowy w przypadku wielu projektów, zwłaszcza gdy platforma wymaga weryfikacji dokładnej daty złożenia dokumentu. Jest to szczególnie ważne w projektach, gdzie terminy mają kluczowe znaczenie, np. w przypadku składania wniosków o dofinansowanie. Brak spełnienia tego warunku może prowadzić do odrzucenia wniosku lub dokumentów uzupełniających, co skutkuje koniecznością ponownego złożenia poprawionych plików i wprowadza dodatkowe opóźnienia.

Podpis kwalifikowany jest wymagany m.in. w projektach takich jak: FEnIKS, FENG, FERS, RPO, BUR, KPO, a także w zamówieniach publicznych przez miniPortal lub ePUAP.

Warto również zwrócić uwagę, że w projektach realizowanych w ramach zamówień publicznych podpis kwalifikowany jest kluczowym elementem zapewniającym ważność złożonej oferty, a jego brak może skutkować dyskwalifikacją oferty już na etapie weryfikacji formalnej.