KSeF - Krajowy System e-Faktur
“Kolejna zmiana jaką ustawodawca przygotował dla wszystkich przedsiębiorców. Niezależnie od tego czy prowadzisz dużą hurtownię instalacyjną, czy tylko mały punkt z dorabianiem kluczy – KSeF jest Twoim obowiązkiem. “
Krajowy system elektronicznego fakturowania (KSeF) jest ogólnopolskim systemem teleinformatycznym, którego celem jest stworzenie podatnikom możliwości przechowywania, udostępniania i odbierania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-faktur). KSeF można nazwać ich centralną bazą.
Aby możliwie najprościej zobrazować czym jest KSeF wystarczy porównać go do strony internetowej na której odnajdziesz wszystkie faktury wystawione przez Twoją firmę oraz te, które zostały wystawione Twojej firmie.
W praktyce oznacza to, że inny przedsiębiorca, który wystawi fakturę Twojej firmie i prześle ją za pośrednictwem KSeF może uznać dokument za skutecznie dostarczony. To na Tobie spoczywa obowiązek jego pobrania za pośrednictwem platformy.
Co to znaczy "ustrukturyzowane"?
Ustrukturyzowane faktury – to takie, które posiadają konkretną i znormalizowaną strukturę. Każda faktura ma nagłówek z danymi płatnika oraz wiersze z pozycjami. Zarówno nagłowek jak i wiersze mają “kolumny” jak: kwota netto, kwota brutto, data wystawienia, data sprzedaży, podatek itp. Struktura, którą proponuje ustawodawca zawiera wszystkie możliwe kolumny. Dokumenty zapisywane są w postaci plików XML.
Dzięki Krajowemu systemowi elektronicznego fakturowania zyskamy:
Przez Krajowy system elektronicznego fakturowania utracimy:
Jak będzie odbywać się logowanie do KSeF?
Jest na to kilka sposobów. Z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dowiadujemy się, że uwierzytelnienie może być dokonane przez:
- kwalifikowaną pieczęć elektroniczną;
- kwalifikowany podpis elektroniczny;
- profil zaufany;
- wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur token (ciąg znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych).
Wybrana metoda uwierzytelnienia będzie rzutować na możliwości nadawania uprawnień dostępowych w systemie. Jeżeli Twoja firma posiada oddzielne komórki organizacyjne do odbierania i wysyłania faktur to zapewne będziesz potrzebował pieczęci elektronicznej umożliwiającej lepsze zarządzanie upoważnieniami w systemie w stosunku do zwykłego Tokena. Posiadanie pieczęci elektronicznej lub podpisu kwalifikowanego zamiast Tokenu dostępowego ograniczy również dostęp do dokumentów przez dział IT.
